مهارات تدوين الملاحظات أهميته واسبابه

محتوى المقالة

1. كيفية تدوين الملاحظات
2. بعض مزايا تدوين الملاحظات
3. متى يجب تدوين الملاحظات
4. متى يجب تجنب تدوين الملاحظات
5. أفضل الطرق لتدوين الملاحظات

1- كيفية تدوين الملاحظات

تدوين الملاحظات مهارة يمكنك استخدامها والاستمرار في تحسينها طوال حياتك المهنية. يمكن أن يساعدك تدوين الملاحظات الجيدة على تذكر المعلومات المهمة ، وتحديد أولويات المهام وإنشاء سجلات للأفكار الرئيسية لاستعراضها عند الحاجة إليها، سنناقش سبب أهمية مهارات تدوين الملاحظات ، وكيفية تدوين الملاحظات ومتى يجب تجنب تدوين الملاحظات

• لماذا تدوين الملاحظات مهم

يمكن أن يكون تدوين الملاحظات أداة مفيدة لتسجيل المعلومات المهمة وتذكرها والإشارة إليهاآ، إن تدوين الأفكار أو التعليمات أو المعلومات الأخرى التي ستساعدك على أن تكون أفضل في عملك هي مهارة مهمة لاستخدامها وتطويرها في حياتك

بعض مزايا تدوين الملاحظات

• نظم أفكارك

• يسمح لك تدوين الملاحظات بتحرير المعلومات حول المهام والمشاريع والعلاقات المهمة وتفصيلها وتحديثها. تدوين الملاحظات يمكن أن يساعدك على ترتيب أفكارك

• تذكر المعلومات الهامة

• يمكن أن يساعدك تدوين المعلومات في تذكرها واسترجاعها لاحقًا. عند تدوين ملاحظات في اجتماع أو أثناء عرض تقديمي ، من المرجح أن تظل المعلومات التي تريد أن تتذكرها على رأس أولوياتك

• الرجوع إلى المعلومات السابقة

• يمكن أن يكون تدوين الملاحظات مفيدًا أيضًا عندما تحتاج إلى الرجوع إلى بيانات محددة أو أجزاء أخرى من المعلومات. يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص عند تدوين الملاحظات استعدادًا لاجتماع 

• جهز الأفكار

• يمكن أن يساعدك تدوين أفكارك على الشعور بمزيد من الثقة والاستعداد. حتى إذا لم تشر إلى ملاحظاتك ، فقد يكون من المفيد كتابتها لتتمكن من رؤيتها وتذكرها

• حافظ على تركيزك

• نظرًا لأنك عادة ما تكون مشغولًا للغاية ، فقد تأتيك أفكار و مشروعات  أثناء اجتماع أو عرض تقديمي. تدوين الملاحظات يمكن أن يساعدك على التركيز

• إنشاء سجل مشترك للاجتماع

• إذا كنت تقابل شخصًا آخر أو مجموعة أخرى ، فقد يكون من المفيد أن يقوم شخص ما بتدوين الملاحظات حتى تتمكن جميعًا من الاتفاق على ما قيل. يجعل مشاركة هذه الملاحظات مع الحضوربتحريك العمل إلى الأمام 

2- متى يجب تدوين الملاحظات

على الرغم من أن تدوين الملاحظات غير مناسب في كل الاوقات، إلا أن هناك بعض الاوقات التي قد يكون فيها تدوين الملاحظات مفيدًا ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر

• قبل إجراء المقابلات: 

• يمكن أن يكون تدوين الملاحظات الخاصة بأسئلة المقابلة الشائعة والأسئلة التي ترغب في طرحها على المحاور مفيدة ، لا سيما بالنسبة للمقابلات الهاتفية.

• أثناء المقابلات:

• تأكد من كتابة المعلومات الأساسية التي تحصل عليها من المحاورين بما في ذلك ما يبحثون عنه في المرشح ، وما يلزم لتحقيقه تذكر هذه التفاصيل في متابعتك 

• أثناء الاجتماعات: 

• قم بتدوين تواريخ الاستحقاق الرئيسية ، والخطوات التالية ، والأشخاص الذين يجب عليك الاتصال بهم ، والإحصاءات وغيرها من المعلومات التي ستكون مفيدة لك. وهذا يعزز من مهارات الاستماع والتواصل معك.

• أثناء المؤتمرات أو العروض التقديمية:

•  يعد تدوين الملاحظات أثناء العروض التقديمية والمؤتمرات مفيدًا عندما ترغب في الرجوع إلى الأفكار أو الأفكار التي أثرت بك او أثرت عليك

• عندما تتبادر إلى الذهن أفكار: 

• كتابة الافكار، ممكن ان تكتب  فكرة فتتحول الفكرة الى موضوع ، من ثم يتحول الموضوع الى مشروع كامل ، بعض الافكار الصغيرة اصبحت شركات عملاقة ، وبعض الافكار أصبحت أخترعات ، لا تتجاهل الفكرة مهما كانت صغيرة ، ممكن ان تعرض فكرة لا تعتبرها مهمة على شخص فيقوم بتطويرها ، ويأتي شخص أخر ويحولها الى مشروع،  تطور العالم بداء بفكرة

• أثناء المحادثات:

• إذا كان لديك محادثة مع عميل أو زميل ، فانت ستجد أنه من المفيد تدوين المعلومات التي تبني علاقات معهم. على سبيل المثال ، يمكنك تسجيل خطط عطلة نهاية الأسبوع ، أو الهوايات ، أو أعياد الميلاد ، أو أسماء حيواناتهم الأليفة أو أطفالهم أو أشياء أخرى ذات معنى تريد أن تتذكرها.

3- متى يجب تجنب تدوين الملاحظات

• إذا كان لديك اجتماع مهم او كنت في مكان حساس ، عندما يكون التفاعل وجهًا لوجه مهمًا ، يجب عليك تجنب تدوين الملاحظات. على سبيل المثال ، إذا تم استدعائك إلى اجتماع حول حدث خطير حدث في الشركة ، فكل ما عليك هو التركيز على الاستماع النشط، من المهم للغاية إظهار أنك مهتم ويقظ من خلال التواصل البصري ولغة الجسد. ابحث عن توازن بين كتابة الملاحظات والاستماع النشط 

4- أفضل الطرق لتدوين الملاحظات

1. دفتر وقلم
2. كمبيوتر 
3. تطبيق الهاتف لتدوين الملاحظات
4. التقويم 
5. مفكرة صغيرة مع ملاحظات لاصقة
6. عند تدوين الملاحظات ،حافظ على أفكارك منظمة للعودة إلى المعلومات التي تحتاجها بسهولة

Photo by Yoshiko Evanka on Unsplash